Baza wiedzy / Faktury kosztowe
Faktura kosztowa ze zdjęcia lub PDF — jak działa odczyt (OCR)
Zamiast przepisywać fakturę, zrób zdjęcie telefonem albo wgraj PDF. System odczyta najważniejsze pola, a Ty je sprawdzisz.
Aktualizacja:
Przepisywanie faktur to najnudniejsza część rozliczania grantu. W FloweNGO fakturę kosztową możesz dodać ze zdjęcia albo z pliku PDF — system odczyta z niej dane i wypełni formularz.
Co system odczytuje
- nazwę i NIP sprzedawcy,
- numer faktury,
- datę wystawienia i termin płatności,
- kwotę brutto,
- numer rachunku bankowego sprzedawcy.
Kwoty netto i VAT uzupełniasz albo poprawiasz w formularzu. Zawsze sprawdź odczytane pole przed zapisem — zdjęcie pod kątem, pognieciona kartka albo nietypowy układ faktury potrafią pomylić odczyt.
Jak to zrobić
- W module Faktury kosztowe kliknij „Dodaj fakturę”.
- Kliknij przycisk skanowania i wybierz plik. Na telefonie możesz od razu zrobić zdjęcie aparatem.
- Poczekaj kilka sekund, aż pola się wypełnią, sprawdź je i zapisz fakturę.
Skan zostaje dołączony do faktury, więc przy kontroli grantodawcy dokument źródłowy jest pod ręką. Historię wszystkich wgranych plików znajdziesz w zakładce „Skany OCR” na liście faktur.
Nie tylko faktury
Ten sam odczyt działa w formularzu rachunku do umowy cywilnoprawnej i wkładu niefinansowego (np. umowy darowizny rzeczowej).
Pliki PDF z tekstem i skany
Jeżeli PDF powstał w programie do fakturowania, system czyta jego tekst wprost — wynik jest wtedy najdokładniejszy. Skan albo zdjęcie przechodzi przez rozpoznawanie znaków (OCR), więc wyraźne, dobrze oświetlone zdjęcie daje wyraźnie lepszy wynik.
Kilka faktur w jednym pliku
Jeżeli wgrasz PDF z kilkoma fakturami jedna za drugą, system podzieli go na osobne dokumenty — każdy trafia do odczytu osobno, a przy skanie widzisz, na ile dokumentów został podzielony.
Faktury przesyłane e-mailem
W Ustawieniach → Integracje właściciel albo administrator włącza skrzynkę na faktury — organizacja dostaje własny adres. Każdy mail wysłany na ten adres jest sprawdzany co kilka minut: załączniki PDF i zdjęcia trafiają do odczytu, a gotowe skany czekają w kolejce „Skany do zaksięgowania”. Adres możesz w każdej chwili wygenerować na nowo — stary przestaje wtedy działać.