Baza wiedzy / Faktury i KSeF
KSeF w organizacji pozarządowej — faktury sprzedażowe krok po kroku
Kogo obejmuje Krajowy System e-Faktur, jak podłączyć go w FloweNGO i co się dzieje z fakturą po wystawieniu.
Aktualizacja:
Od 1 kwietnia 2026 roku faktury sprzedażowe czynnych podatników VAT trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dotyczy to także fundacji i stowarzyszeń, które sprzedają usługi lub towary i są zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT. Jeżeli Twoja organizacja korzysta ze zwolnienia z VAT, sprawdź z księgową, od kiedy obowiązek obejmie i Was.
Co musisz przygotować
- Zaloguj się do aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów (profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym osoby uprawnionej do reprezentacji).
- Wygeneruj token dla NIP-u organizacji i skopiuj go.
- W FloweNGO wejdź w Ustawienia → Integracje → KSeF i wklej token. Token jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej.
Bez tokenu możesz normalnie pracować — faktury dostają status „nie wysłano” i wyślesz je, gdy konfiguracja będzie gotowa.
Wystawienie faktury
- Dodaj kontrahenta w module Kontrahenci albo wybierz go na fakturze.
- W module Faktury kliknij „Nowa faktura”, dodaj pozycje i stawki VAT. Kwoty i kwota słownie liczą się same.
- Zapisz szkic, jeśli chcesz coś sprawdzić, albo od razu kliknij „Wystaw”.
Po wystawieniu faktura dostaje numer bez luk w numeracji i trafia do KSeF w tle. Status wysyłki widzisz na liście faktur, a po przyjęciu faktury przez KSeF system zapisuje jej numer KSeF i urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
O czym warto pamiętać
- Wystawionej faktury nie edytuje się. Pomyłkę poprawia faktura korygująca, tak jak wymagają przepisy.
- Numeracja jest ciągła. Wzór numeru ustawisz w ustawieniach; system nie pozwoli na lukę ani na dwa takie same numery.
- Gdy KSeF nie działa, faktura czeka ze statusem offline24 i nie ginie — system ponawia wysyłkę co godzinę, a wysłać ją możesz też ręcznie.
Faktury kosztowe z KSeF
Faktury, które kontrahenci wystawiają Twojej organizacji w KSeF, pobierasz przyciskiem „Pobierz z KSeF” na liście faktur kosztowych, wybierając okres. Faktury już zapisane są pomijane, a raport z pobrania mówi, co się wydarzyło. W Ustawieniach → Integracje → KSeF możesz też włączyć automatyczne pobieranie co 2 godziny, z powiadomieniem o nowych fakturach. Fakturę spoza KSeF dodasz ręcznie albo ze skanu (zobacz artykuł o OCR).